Im Zeitalter der digitalen Transformation gewinnen personenbezogene Daten eine immer größere Bedeutung in unserer Gesellschaft. Von Unternehmen über Behörden bis hin zu sozialen Plattformen – zahlreiche Akteure sammeln und verarbeiten täglich eine Fülle von Informationen über Einzelpersonen. Dabei wird der Schutz dieser sensiblen Daten zu einer zentralen Herausforderung, die nicht nur das Vertrauen der Betroffenen, sondern auch die Integrität und Verantwortlichkeit der Datenverarbeiter betrifft.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union, die im Mai 2018 in Kraft trat, markierte einen wichtigen Meilenstein in der Geschichte des Datenschutzes. Ziel dieser umfassenden Verordnung ist es, das Recht auf informationelle Selbstbestimmung zu stärken und einen einheitlichen rechtlichen Rahmen für den Schutz personenbezogener Daten in der EU zu schaffen. In diesem Kontext nimmt der Artikel 15 der DSGVO eine herausragende Rolle ein.
Artikel 15 der DSGVO legt das Recht einer jeden natürlichen Person fest, von den verantwortlichen Stellen Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten. Dieser Artikel verankert das grundlegende Prinzip der Transparenz und informiert die Betroffenen über den Umgang mit ihren Daten, wie sie erhoben, gespeichert, verarbeitet und genutzt werden. Das Recht auf Auskunft gewährt den Einzelnen die Möglichkeit, die Kontrolle über ihre eigenen Daten zurückzugewinnen und sich darüber zu vergewissern, dass die Datenverarbeitung den gesetzlichen Vorgaben und ethischen Standards entspricht.
Im Rahmen dieses Berichts werden wir die Bedeutung und Tragweite des Rechts auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO genauer beleuchten. Wir werden uns mit den Pflichten der verantwortlichen Stellen auseinandersetzen, die bei der Erfüllung von Auskunftsersuchen zu beachten sind, und die Herausforderungen betrachten, die sich bei der Umsetzung dieses Rechts in der Praxis ergeben können. Des Weiteren werden wir die möglichen Auswirkungen auf die Datensicherheit, das Vertrauen der Verbraucher und die Datenschutzkultur in Unternehmen und Institutionen untersuchen.
Die DSGVO hat den Datenschutz in Europa auf eine neue Stufe gehoben, und das Recht auf Auskunft spielt eine zentrale Rolle dabei, die Rechte und Freiheiten der Einzelpersonen zu wahren. Indem wir uns eingehend mit Art. 15 DSGVO beschäftigen, können wir dazu beitragen, dass die Bestimmungen der Verordnung effektiv umgesetzt und der Schutz personenbezogener Daten auf einem hohen Niveau gewährleistet wird. Zugleich wird die Einhaltung dieses Rechts dazu beitragen, das Vertrauen der Menschen in die digitale Welt zu stärken und einen verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten zu fördern.
Das Auskunftsrecht des Art. 15 DSGVO ist eines der wichtigsten Betroffenenrechte der DSGVO. Es legt den häufig den Grundstein für Berichtigungs- und Löschansprüche. Die Bearbeitung von Auskunftsanfragen durch den Verantwortlichen muss daher mit besonderer Sorgfalt erfolgen. Wir erläutern Ihnen in zehn Schritten, wie Ihnen eine erfolgreiche Auskunftserteilung gelingt.
1. In welcher Frist muss die Auskunft erteilt werden?
Sie müssen die DSGVO-Auskunft unverzüglich erteilen. Länger als einen Monat darf die Auskunftserteilung nur dauern, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen erforderlich ist (Krankheit oder Urlaub von Mitarbeitern werden nicht als Ausnahmefall akzeptiert). Die Frist kann dann um zwei Monate auf maximal drei Monate verlängert werden. In diesem Fall muss der Antragsteller aber innerhalb der Monatsfrist über die Verlängerung und die Gründe für diese informiert werden. Die Frist läuft ab dem Zugang des Auskunftsantrags.
2. Besteht eine Pflicht zur Auskunft?
Am Anfang steht immer die Frage nach der eigenen Zuständigkeit. Wenn beispielsweise ein Dienstleister Daten im Auftrag verarbeitet, ist dieser in der Regel verpflichtet, den Auftraggeber über das Auskunftsersuchen zu benachrichtigen. Wenn ein Konzern nach außen einheitlich auftritt, muss der Auskunftsantrag bei derjenigen Gesellschaft gestellt werden, welche die Daten des Antragstellers verarbeitet. Anders ist es aber bei einer Verarbeitung durch gemeinsam Verantwortliche. In diesem Fall kann die betroffene Person ihr Auskunftsverlangen gegenüber jedem Verantwortlichen geltend machen.
3. In welcher Form muss die Auskunft erteilt werden?
Die DSGVO enthält kein Formular zur Auskunftserteilung. Jedes Unternehmen kann das Auskunftsschreiben selbst gestalten. Zu beachten ist, dass die Auskunft in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache erfolgt. Die Auskunft muss also für einen Laien ohne Weiteres nachvollziehbar sein. Die Auskunft kann schriftlich oder elektronisch erteilt werden. Wenn der Antrag elektronisch gestellt wurde (z.B. im internen Bereich eines Online-Shops), muss in der Regel auch die Auskunftserteilung elektronisch erfolgen – außer der Antragsteller verlangt die Zusendung per Post. Wenn der Antragsteller die Auskunft mündlich verlangt, muss diese mündlich erteilt werden – in diesem Fall muss aber sichergestellt werden, dass der Kontakt tatsächlich mit der Person stattfindet, über deren Daten die Auskunft erteilt wird.
4. Das Recht auf Datenkopie beachten
Der Antragsteller hat ein Recht auf eine „Datenkopie“ und die Daten müssen so herausgegeben werden, wie Sie bei dem Verantwortlichen vorliegen. Da eine solche Datenkopie in der Regel Informationen enthält, die sich nicht auf den Antragsteller beziehen, dürfen diese unkenntlich gemacht werden. Ferner dürfen Informationen zu anderen Personen geschwärzt werden, wenn ansonsten deren Rechte und Freiheiten beeinträchtigt würden. Die erste Datenkopie müssen Sie unentgeltlich zur Verfügung stellen. Für jede weitere Kopie können Sie ein angemessenes Entgelt verlangen. Bei der Übermittlung sollten Sie darauf achten, dass angemessene technische Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden. Dazu kann ein Fernzugang zu einem sicheren System bereitgestellt werden, welcher dem Antragsteller direkten Zugang zu seinen personenbezogenen Daten ermöglicht.
Ein Musterbriefvorlage finden Sie im Menue Musterbriefe.